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Governance di programma

Dal glossario:

Progetto / Project: Iniziativa temporanea intrapresa per creare un prodotto, un servizio o un risultato con caratteristiche di unicità.

Programma / Program: Gruppo di progetti correlati gestiti in modo coordinato al fine di ottenere benefici e un controllo non possibili nella gestione individuale dei singoli progetti. I programmi possono contenere elementi di lavoro correlati ma esterni all'ambito dei singoli progetti appartenenti al programma.

Un programma può essere visto come un insieme di progetti con finalità comuni, in cui ogni progetto contribuisce alla realizzazione degli obiettivi complessivi. Un programma, tendenzialmente, non produce"deliverables" propri, indipendenti dai progetti (tranne quelli legati alla governance): i deliverables vengono prodotti dai singoli progetti che costituiscono il programma.

Per governare un programma è necessario controllare i singoli progetti che ne fanno parte, ed in particolare:

• l'avanzamento delle attività e dei deliverables rispetto a quanto pianificato (tempi)
• la gestione economica e finanziaria del progetto (costi)
• il controllo dei rischi di progetto (rischi)
• l'assicurazione di un livello di qualità adeguato (qualità).

Attività di governo analoghe vanno svolte anche a livello globale di programma, ponendo particolare attenzione alle interdipendenze tra le attività e tra i deliverables dei singoli progetti che lo costituiscono. Ciò rende il governo di un programma più complesso rispetto al governo del singolo progetto.

Il governo di programma deve rispettare caratteristiche di sintesi e di integrazione.

Sintesi: costruzione e gestione di una vista sintetica, derivata dalla conoscenza dei deliverables dei progetti, del loro stato di avanzamento, delle criticità esistenti, dei rischi specifici. La vista sintetica deve evidenziare tutti gli elementi che hanno una rilevanza a livello di programma complessivo, sia perché collegati a specifici obiettivi, sia perché per loro natura necessitano di una gestione generale e integrata a livello di programma.

Integrazione: il governo del programma deve effettuare una supervisione dei singoli progetti, in modo che ne sia costantemente garantita l'integrabilità nello schema generale:

• gestione delle interdipendenze tra i progetti
• coordinamento di attività di integrazione tra i deliverables di diversi progetti
• attuazione di logiche di accettazione condivise tra i progetti

Piano di programma

Il piano di programma è un documento che viene elaborato ed aggiornato progressivamente, durante tutto lo svolgimento del programma, ed ha l'obiettivo di fornire a tutti i partecipanti la visibilità sulla pianificazione del programma e sui suoi avanzamenti. Contiene:

• l'elenco delle milestone di programma
• la descrizione l'organizzazione interna del programma, in termini di struttura, ruoli e responsabilità
• l'elenco delle interdipendenze tra i progetti
• il piano di qualità del programma, ed i criteri di accettazione dei deliverables progettuali
• le modalità di gestione dei rischi di programma.

Il punto centrale è costituito dalla gestione delle interdipendenze, in quanto ogni progetto può essere influenzato, sia in fase di progettazione che di realizzazione, dagli avanzamenti d'altri progetti del programma. E' considerato come interdipendenza ogni fattore (es. disponibilità di un prodotto o di una infrastruttura entro una data specifica; livello di qualità del prodotto o della infrastruttura) che rientra nelle responsabilità di un progetto (progetto "fornitore"), ma il cui esito impatta in modo positivo o negativo su altri progetti (progetti "cliente").

La gestione delle interdipendenze viene effettuata innanzitutto a livello di singolo progetto, evidenziando, per ogni fattore necessario al completamento di un'attività progettuale che dipenda da altri progetti:

• l'input o l'evento atteso (es. il rilascio di un documento o di un prodotto; la disponibilità di un'infrastruttura)
• il progetto "fornitore" che è responsabile dell'input o dell'evento
• la data entro la quale l'input o l'evento deve essere realizzato, per soddisfare le esigenze del progetto "cliente"

A livello del piano di programma si può così ottenere e controllare l'evoluzione delle interdipendenze complessive tra i progetti, che costituiscono un input essenziale per le attività di gestione dei rischi.